Quantas vezes você escreveu o que parece uma mensagem de e-mail perfeitamente clara, apenas para descobrir que a pessoa que está recebendo apenas não “entendeu”? Não é, só irritante, mas pode acabar desperdiçando muito tempo para ambas as partes.
Além da necessidade óbvia de uma fonte de sarcasmo, aqui poderia estar acontecendo: você
provavelmente se comunica com um estilo preferencial da maneira que você se sente confortável.
O problema é que pode estar em desacordo com as preferências da pessoa com quem você está se comunicando.
Você pode preferir o pensamento formal, sequencial, altamente organizado, e assim suas mensagens de e-mail seguirão nesse padrão.
Seu destinatário, por outro lado, pode preferir um estilo mais casual e de fluxo livre. Eles estão esperando uma linguagem que mostre a visão mais geral da situação, e quando eles vêem todos esses detalhes, eles param de ler.
Ou talvez você divague em um estilo mais expressivo. Você nunca iria simplesmente ir diretamente nos fatos frios e secos, sem algumas emoções antes.
Enquanto isso, seu destinatário pode estar revirando os olhos, perguntando-se por que você não consegue chegar ao ponto logo.
Considerando o quanto confiamos no e-mail hoje, faz sentido encontrar um terreno comum e aprender a adaptar o seu pensamento e suas mensagens – ambos, para que você possa ser ouvido e assim evitar confusão ou falta de comunicação.
Agora, você pode estar dizendo: o que sou eu, um leitor mental?
É verdade que você nem sempre conhece as preferências da pessoa com quem você está se comunicando.
Mas você pode pegar algumas pistas de suas mensagens e outras interações que você teve. Abaixo estão algumas perguntas para ajudá-lo a fazer um pequeno trabalho de detetive. Cada letra corresponde a uma preferência de pensamento específica.
Essa pessoa …
A. Tendem a ser claros e precisos, usando fatos, números, lógica ou informações técnicas em suas comunicações? Você descreveria como um tipo de pessoa “apenas os fatos”?
B. Concentra-se nos detalhes e apresenta as coisas em uma ordem sequencial, cuidadoso em seguir regras e procedimentos estabelecidos? Existem datas, horários, locais e explicações passo-a-passo específicas nas mensagens?
C. Use linguagem expressiva e amigável e gostaria de dar e receber comentários e feedbacks? Eles geralmente se envolvem em um pequeno bate-papo pessoal antes de começar a trabalhar?
D. Sente-se inspirado e entusiasmado com novas ideias e se aborrece quando há detalhes “demais”. Eles gostam de olhar o quadro geral e usar imagens ou metáforas descritivas ou divertidas?
Depois de começar a prestar atenção a esses tipos de pistas, você encontrará que você pode adaptar suas comunicações de e-mail para atender o destinatário “onde elas pensam”. Dá um pouco de trabalho antecipado, mas, a longo prazo, economiza muito tempo e energia.
Aqui está a advertência: mesmo que haja quatro padrões de preferência distintos, muitas pessoas têm preferências para mais de um (e algumas têm uma preferência bastante equilibrada para os quatro).
Então você precisa ter cuidado ao fazer hipóteses. Fazer uma avaliação como o HBDI é a melhor maneira de aprender quais são suas próprias preferências, e você e seus colegas podem compartilhar essas informações para cortar a adivinhação.
Mas você nem sempre tem essa oportunidade, especialmente quando se comunica com pessoas externamente, como um cliente potencial, por exemplo, ou se você está enviando uma mensagem a um grupo de pessoas. Nesses casos, sua estratégia de segurança é usar uma abordagem “Whole Brain ®”. Ele garante que você tenha abordado todas as “línguas” do cérebro.
Em qualquer situação, ser mais intencional sobre como você se comunica é a chave. Se você está escrevendo para o seu colega para adicionar um item da agenda à reunião de amanhã ou a toda a equipe sobre uma mudança de processo de alto impacto, pense nas seguintes perguntas para melhorar a comunicação por e-mail:
Dê uma olhada em seus e-mails anteriores (e outras formas de comunicação, como apresentações, relatórios, mensagens de texto, mesmo mensagens de voz) para avaliar como você se comunica no contexto do pensamento.
? Você vê algum padrão?
? O que isso revela sobre como você se comunica com os outros?
? Com quem você geralmente se depara com problemas em termos de obter o seu ponto de vista?
? Você consegue encontrar pistas sobre o seu pensamento que possam sugerir onde a desconexão
está acontecendo?
? Quais mudanças você poderia fazer para melhorar seu impacto com aqueles que pensam como você, aqueles que pensam de forma diferente do que você e com diversos grupos?
Comece com as pessoas com as quais você regularmente faz trocas de e-mail com o seu chefe, os membros da sua equipe, seus funcionários, clientes ou outros – e identifique algumas maneiras específicas de personalizar suas mensagens para ser um comunicador mais efetivo.
E lembre-se, isso não é apenas para o e-mail! A maneira como você se comunica, escrita e verbal, afeta os resultados que você obtém. Então, fique mais atento ao seu estilo de “abordagem”, e então pergunte-se:
Se esse é o estilo que estou usando para cada público, isso realmente está servindo meu propósito?
